Päivitetty 5.2.2025
1. Rekisterinpitäjä
Cinia Oy (y-tunnus: 1465341-6)
Firdonkatu 2 T 161
00520 Helsinki
2. Yhteystiedot rekisteriasioihin
tietosuoja@cinia.fi
3. Rekisterin nimi
Cinia Oy:n ja sen konserniyhtiöiden (”Cinia”) rekrytoinnin rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Cinian oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla työhakemuksien käsittelyyn ja muuhun työhakemuksiin liittyvien asioiden hoitoon. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen Cinian ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi. Lisäksi työhakemuksia voidaan käsitellä̈ analysointiin ja tilastointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu edellä kuvattuun Cinian oikeutettuun etuun tai työnhakijan suostumukseen.
Rekrytointimarkkinointiin liittyvä tietosuojakäytäntö on kuvattu Cinian asiakas- ja päättäjärekisteriselosteessa.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia työhakemuksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijoista:
Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde on asianomainen työnhakija. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, kuten soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta palveluntarjoajalta. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. Suosittelijan profiilikuva haetaan Facebookista tai LinkedInistä siinä tapauksessa, että suosittelija valitsee jonkin näistä todentamiskeinoista.
7. Tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Cinia-konsernin ulkopuolelle.
Cinia käyttää rekrytoinnin hoitamiseksi ulkopuolisia palvelutarjoajia (kuten esimerkiksi Jobylon, LinkedIn, Jobly, Duunitori, TE-toimisto, Refapp, Accountor sekä henkilöstöpalveluyritykset), jotka käsittelevät työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen ko. palveluiden tarjoamiseksi.
8. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Osaa henkilötiedoista voidaan kuitenkin käsitellä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella Cinian yhteistyökumppanien toimesta. Rekrytointijärjestelmän tiedot tallennetaan kuitenkin EU/ETA-alueen sisällä.
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Riittävä tietosuojan taso varmistetaan noudattamalla Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä ja tarvittaessa käytetään Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita ja täydentäviä suojatoimia.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat, kuitenkin enintään kaksi vuotta hakemuksen jättämisestä ja mahdollisten suositusten osalta kahden vuoden kuluttua suositusten tarkistamisesta. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten. Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun velvoitteen täyttämiseksi.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa, joihin on pääsy vain erikseen määritellyillä henkilöillä. Fyysinen pääsy tietoihin on lisäksi estetty kulunvalvonnan sekä̈ muiden turvatoimien avulla.
Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisterin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, tietojen siirtoa sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
1. Rekisterinpitäjä
Cinia Oy (y-tunnus: 1465341-6)
Firdonkatu 2 T 161
00520 Helsinki
2. Yhteystiedot rekisteriasioihin
tietosuoja@cinia.fi
3. Rekisterin nimi
Cinia Oy:n ja sen konserniyhtiöiden (”Cinia”) rekrytoinnin rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Cinian oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla työhakemuksien käsittelyyn ja muuhun työhakemuksiin liittyvien asioiden hoitoon. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen Cinian ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi. Lisäksi työhakemuksia voidaan käsitellä̈ analysointiin ja tilastointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu edellä kuvattuun Cinian oikeutettuun etuun tai työnhakijan suostumukseen.
Rekrytointimarkkinointiin liittyvä tietosuojakäytäntö on kuvattu Cinian asiakas- ja päättäjärekisteriselosteessa.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia työhakemuksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijoista:
- Etu- ja sukunimi
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- Yksilöintitiedot (kuten syntymäaika, henkilötunnus, valokuva)
- Muut perustiedot (kuten sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli)
- Vapaamuotoinen hakemuksen saateteksti, ansioluettelo ja mahdolliset liitteet
- Mahdolliset videohakemukset
- Koulutus- ja työkokemustiedot
- Kokemusta ja osaamista kuvaavat tiedot (kuten kielitaito, mahdollinen erityisosaaminen, ajokortti)
- Toivomukset tulevasta työtehtävästä
- Mahdolliset muut työnhakijan ilmoittamat tiedot (kuten palkkatoive, kiinnostuksen kohteet ja harrastukset sekä sosiaalisen median profiilit)
- Mahdolliset suosittelijatiedot (suosittelijan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja profiilikuva)
Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde on asianomainen työnhakija. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, kuten soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta palveluntarjoajalta. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. Suosittelijan profiilikuva haetaan Facebookista tai LinkedInistä siinä tapauksessa, että suosittelija valitsee jonkin näistä todentamiskeinoista.
7. Tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Cinia-konsernin ulkopuolelle.
Cinia käyttää rekrytoinnin hoitamiseksi ulkopuolisia palvelutarjoajia (kuten esimerkiksi Jobylon, LinkedIn, Jobly, Duunitori, TE-toimisto, Refapp, Accountor sekä henkilöstöpalveluyritykset), jotka käsittelevät työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen ko. palveluiden tarjoamiseksi.
8. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Osaa henkilötiedoista voidaan kuitenkin käsitellä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella Cinian yhteistyökumppanien toimesta. Rekrytointijärjestelmän tiedot tallennetaan kuitenkin EU/ETA-alueen sisällä.
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Riittävä tietosuojan taso varmistetaan noudattamalla Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä ja tarvittaessa käytetään Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita ja täydentäviä suojatoimia.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat, kuitenkin enintään kaksi vuotta hakemuksen jättämisestä ja mahdollisten suositusten osalta kahden vuoden kuluttua suositusten tarkistamisesta. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten. Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun velvoitteen täyttämiseksi.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa, joihin on pääsy vain erikseen määritellyillä henkilöillä. Fyysinen pääsy tietoihin on lisäksi estetty kulunvalvonnan sekä̈ muiden turvatoimien avulla.
Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisterin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, tietojen siirtoa sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.