Varsinais-Suomen liiton IT-järjestelmien ja palveluiden auditointi sekä kilpailuttaminen
Cinian ja Varsinais-Suomen liiton yhteistyö alkoi syksyllä 2020 Varsinais-Suomen liiton tunnistettua tarvitsevansa asiantuntija-apua omien IT-ympäristöjensä sekä sovelluksien auditoinnille.
Tarkoituksena oli laatia kokonaiskuva nykyisten tietojärjestelmien tilasta sekä elinkaaresta, niiden ylläpidosta, IT-tuen järjestämistavasta ja kaikkien näiden kustannuksista. Tämän pohjalta on edelleen tarkoitus tehdä ehdotus siitä, miten Varsinais-Suomen liiton IT-kokonaisuus olisi tarkoituksenmukaisinta ja kustannustehokkainta hoitaa. Tulevan toimitilojen vaihdoksen yhteydessä arviotiin myös IT-palveluiden ja järjestelmien tuotantotapaa. Tätä siirtymää varten Varsinais-Suomen liitto tarvitsi asiantuntijanäkemyksen, kuinka siirtyminen tulisi toteuttaa. Lopputuloksena tuotettua raporttia oli tarkoitus hyödyntää osana julkisen tarjouskilpailun tarjouspyyntömateriaalia.
Ratkaisukonsultoinnista apua
Cinian ratkaisuehdotus oli toteuttaa ratkaisukonsultaatio, jonka toteutustapana suosittiin workshoppeja sekä Cinian asiantuntijoiden itsenäistä työskentelyä. Tavoitteena oli luoda Varsinais-Suomen liitolle IT:n tavoitetila ja pitkän aikavälin strategia. Tuotoksena koostettiin raportti, jonka sisältönä oli:
- Varsinais-Suomen liiton IT-järjestelmien ja palveluiden nykytilanteen kartoitus.
- Julkipilvien käyttömahdollisuuksien arviointi ja tavoitetilan määrittely.
- Suositus liiton IT-järjestelmien ja palvelujen järjestämisen ja ylläpidon toteutustavasta sekä mahdolliset vaihtoehtoset toteutustavat.
- Suositus liiton IT-tuen ja työasemien ylläpidon toteutustavasta sekä mahdolliset vaihtoehtoset toteutustavat.
- Perustelut tehdyille suosituksille sekä arvio eri toteutustapojen hyvistä ja huonoista puolista sekä kustannuksista.
- Kartoitettujen tietojen pohjalta laadittu IT-strategia ja -visio
Yhteistyön sujuvuus ratkaisukonsultoinnissa
Varsinais-Suomen liiton tietopalvelupäällikkö Antti Vasanen kehuu yhteistyön sujuneen erinomaisesti Cinian kanssa: ”Mielestäni löydettiin heti alusta alkaen yhteinen sävel yhteistyölle, kun tarve ja osaaminen osui loistavasti kohdilleen. Aikataulu ja työmäärä pidettiin tiiviinä, jonka myötä saatiin hienosti pidettyä fokus oikeissa asioissa. Saimme juuri sen mitä tilasimmekin ja aikamääreet eivät ylittyneet.”
Raportin pohjalta saatiin muodostettua tilannekuva Varsinais-Suomen liiton IT:stä, jonka pohjalta siirryttiin kohti ratkaisujen julkista kilpailuttamista sekä tarkempaa määrittelyä.
Kohti kilpailutuskonsultointia
Alkuvuodesta sovittiin yhteistyön jatkosta kilpailutuskonsultoinnin muodossa, jossa Cinian roolina oli toimia teknisenä asiantuntijana luomassa tarvittavat tarjouspyyntömateriaalit julkista tarjouskilpailua koskien.
Hanke ei kuitenkaan koskaan päätynyt julkiseen tarjouskilpailuun vaan Varsinais-Suomen liitto päätyi tilanteessa suorahankintaan Kuntien Tieran kautta, jossa Cinian roolina oli toimia teknisenä asiantuntijana sopimusneuvotteluissa, teknisen ratkaisun arvioinnissa ja tarjotun ratkaisun sopivuuden arvioinnissa suhteessa luotuun visioon sekä strategiaan.
Varsinais-Suomen liiton hallintojohtaja Petra Määttänen korostaa Cinian suurta roolia projektin loppuvaiheessa: ”Tuli sellainen tunne, että meillä on aito edunvalvoja mukana, joka todella osaa haastaa palveluntarjoajaa pitäen kuitenkin positiivisen fiiliksen keskusteluissa. Kun esitettyjä ratkaisuja haastettiin olin todella luottavainen, että kaikki meille tärkeät asiat tulee käsiteltyä. Lisäksi neuvotteluissa näkyi aito innostus ja asiantuntemus aiheeseen.”
Projekti tällä hetkellä käyttöönottovaiheessa
”Käyttöönottoprojekti on kuumimmillaan: Verkkoa rakennetaan, pilviratkaisuja otetaan käyttöön ja O365 pilviympäristöä konfiguroidaan, mutta vielä on käytössä myös omia palvelimia.” Antti Vasanen kertoo.
”Kilpailutuskonsultoinnin lopputulos oli hieman erilainen alkuperäiseen suunnitelmaan verrattuna, mutta tuntui kuitenkin järkevältä ja perustellulta. Emme päätyneet sinne mihin alun perin olimme ajatelleet menevämme, mutta päädyttiin perustellusti oikeaan ratkaisuun.” Petra Määttänen täydentää.
Tulevaisuuden suunnitelmana on tehdä käyttöönoton jälkeen tilannekatsaus yhdessä Cinian kanssa ja tarkistaa, että konsultoinnissa määritellyt tavoitteet on täytetty Varsinais-Suomen liiton etujen mukaisesti.
Miten yhteistyö sujui ja suosittelisitteko Ciniaa vastaavaan hankkeeseen kumppaniksi?
"Ei jäänyt toiveita täyttämättä ja suosittelemme varauksetta Ciniaa vastaavan kaltaisiin konsultointeihin", toteavat tietopalvelupäällikkö Antti Vasala ja hallintojohtaja Petra Määttänen
”Olemme erittäin tyytyväisiä! Meillä oli kova luottamus Cinian asiantuntijoihin ja heille antoi mielellään asiat hoidettavaksi. Kuvaavia adjektiiveja ovat luotettava, innostava, asiantunteva ja nopea. Kokonaisuus oli niin onnistunut, että ei ole mielekästä mainita jotain yksittäistä pientä asiaa, jonka olisi voinut tehdä paremmin. Ei jäänyt toiveita täyttämättä ja suosittelemme varauksetta Ciniaa vastaavan kaltaisiin konsultointeihin.” Antti ja Petra päättävät.
