Helsingin oma Virtaus-järjestelmä tehostaa suun terveydenhuoltoa

Teimme Helsingin kaupungille konseptin ja prototyypin uudenlaisesta työ- ja potilasvirran ohjausjärjestelmästä.

Käyttäjälähtöinen kehitystyö antaa hyvät valmiudet rakentaa “kerralla enemmän kuntoon”- eli keku-palvelumallin mukaista järjestelmää eteenpäin. Prototyypin ansiosta kaupunki edistää nyt ratkaisua, joka istuu juuri heidän työnkulkuihinsa kuin valettu.

Mieluummin konseptista asti tehty järjestelmä kuin valmistuote 

“Kerralla enemmän kuntoon” -palvelumallissa asiakkaan suu hoidetaan kuntoon tiiviissä aikataulussa ja mahdollisimman vähäisillä käyntikerroilla. Hoito aloitetaan heti ensimmäisellä käynnillä tarkastuksen ja hoitosuunnitelman teon jälkeen. Mahdolliset jatkoajat varataan saman tien hoitosuunnitelman mukaisesti. 

“Itse toimintamalli ei ole uusi, vaan kokeiluja on tehty Suomessakin jo vuosien ajan. Mallin mukaiseen toiminnanohjaukseen on markkinoilla myös valmiita ohjelmistotuotteita. Halusimme kuitenkin rakentaa oman ratkaisun, jotta järjestelmä tukisi mahdollisimman hyvin henkilökuntamme työtä”, kertoo terveyskeskushammaslääkäri Anna Kaisa Kylmä Helsingin kaupungilta.

Kylmän mukaan seuraavat syyt puolsivat oman konseptin ja prototyypin rakentamista:

• Kaupunki ei halunnut tulla sidotuksi tiettyyn toimintatapaan. Matkan varrella voisi osoittautua, että helsinkiläisille paras lopputulos on erilainen kuin muualla. 
• Kun järjestelmäkehitys on omissa käsissä, henkilökunta voi kertoa toiveitaan toiminnallisuuksiksi, ja niiden toteuttamisesta päätetään tällaisessa hankkeessa itse. Valmistuotteen kohdalla toiveet menisivät työjonon jatkoksi, ja teknologiaa myyvä yhtiö tekisi päätökset.
• Kaupunki halusi käyttää rahansa tarkasti, eikä maksaa ominaisuuksista, joille ei olisi tarvetta.
• Järjestelmien välisten integraatioiden pitää tulevaisuudessa onnistua sujuvasti – teknologia ei saa asettaa turhia rajoitteita sille.
• Oma konsepti mahdollistaa toiminnanohjausjärjestelmän muokkaamisen jatkossa myös muihin toimintamalleihin.

“Hoitokäyntien prosessi haki vielä muotoaan, kun teimme yhdessä järjestelmän konseptia ja prototyyppiä”, kertoo ratkaisuarkkitehti Henrik Collin Cinialta. “Tällaisessa joustavassa kehitystyössä järjestelmä mukautuu prosessiin sen sijaan, että prosessi lyötäisiin kiinni järjestelmään.”

Saumaton tanssi potilaan ja hoitohuoneen ympärillä

Uudessa toimintamallissa hammashoitaja tekee työpäivänsä tietyssä huoneessa. Potilas saa aikaikkunan, jonka aikana hänet kutsutaan huoneeseen. 

Loppu tapahtuu reaaliajassa sen mukaan, millaisia hoidon tarpeita ilmenee: hoitaja kutsuu huoneeseen joustavasti suuhygienistejä ja hammaslääkäreitä, jotka päivystävät taustatiloissa. Yksi käynti kestää enintään kaksi tuntia, ja päivän työlista elää ja tarkentuu jatkuvasti. Potilas saa tarvitsemaansa apua nopeasti, ammattilaisten työ tehostuu.

Lupaava toimintamalli on kerännyt Helsingissä alusta asti paljon hyvää palautetta. Tietojärjestelmät tekivät kuitenkin käytännön työstä hankalaa.

“Aiempi ajanvarausjärjestelmä ei ollut dynaaminen tai reaaliaikainen, potilastietojärjestelmässä ei ollut huoneisiin liittyviä tietoja ja viestejä lähetettiin eri sovelluksella. Hammashoitajien, suuhygienistien ja hammaslääkärien piti käyttää useita eri ohjelmistoja ristikkäin”, Kylmä kuvailee.

“Prototyypin kehittämisessä kiinnitettiin huomiota erityisesti siihen, miten ammattilaisia ja potilaita kutsutaan oikea-aikaisesti tiettyihin huoneisiin.”

Konseptointi käyntiin havainnoinnilla ja työpajoilla

Järjestelmän palvelumuotoilua tehtiin alusta asti tiiviissä yhteistyössä hammaslääkäreiden ja -hoitajien sekä suuhygienistien kanssa. 

• Cinian ohjelmistokehityksen asiantuntijat havainnoivat työtä Helsingin kaupungin Suu- ja hammaskeskuksessa. 
• Toteutimme myös kaksi erillistä käyttäjähaastattelua. 
• Lisäksi pohja-aineistoa tarjosivat kaupungin keku-tiimin ammattilaisten tuottamat kuvaukset toiminnan ohjaamisesta.
• Järjestimme viisi yhteistä työpajaa. 
• Työpajojen pohjalta kuvasimme palvelupolut ja loimme service blueprint -mallin eli yksityiskohtaisen kuvauksen järjestelmän eri prosesseista. Suunnittelimme jo tässä vaiheessa järjestelmän käyttöliittymän konkreettisia toimintoja. 

Konseptidokumentti kuvasi selkeästi järjestelmän tarkoituksen ja tavoitteet, käyttökontekstin ja käyttäjät. Lisäksi dokumentti liitteineen eritteli erilaiset palvelupolut sekä palvelun käyttäjien ja järjestelmän väliset yhteydet ja toiminnot.

Lue myös: Sydänsairaala: “Yhteistyö muutti käsitykseni IT-toimijoista”

Prototyyppi tarkensi vaatimuksia

Vierailut Suu- ja hammaskeskuksessa jatkuivat projektin seuraavassa vaiheessa, kun Cinian ohjelmistokehitystiimi rakensi Virtaukseksi nimetyn järjestelmän prototyyppiversiota. 

Reaaliaikaisten ja dynaamisten työnkulkujen lisäksi huomio kiinnittyi käyttäjäkokemukseen.

“Sopivaa hälytytysääntä viilasimme paljon”, Henrik Collin antaa esimerkin.”Millainen “pling” erottuu? Kuka kuulee paremmin matalalta, kuka korkealta? Toimiiko valittu ääni kaikilla laitteilla? Vaikka prototyyppiin täytyi valita tietty äänimerkki, huomasimme, että tulevaisuudessa jokaisella työntekijällä pitää olla mahdollisuus valita itselleen sopiva, tunnistettava ääni.”

Prototyyppijärjestelmän käyttöä havainnoidessaan ohjelmistokehityksen asiantuntijat huomasivat asioita, joita hoitajat ja lääkärit itse eivät olleet vielä edes nostaneet ongelmiksi. Jokin nappi jäi lähes näkymättömiin, toinen oli väärässä paikassa. Kun yksityiskohtien tasolle mentiin jo kevyen prototyypin vaiheessa, tulee varsinaisen järjestelmän kehitysvaiheesta suoraviivaisempi.

Tukea ideoiden priorisointiin

Helsingin kaupungin projektitiimi osallistui työhön innostuneesti ja sitoutuneesti. Lennokkaita ideoita riitti, ja kun tarvittiin luovaa ongelmanratkaisua ohjelmistokehityksen näkökulmasta, cinialaiset suosittelivat kokonaisuuden kannalta fiksuja vaihtoehtoja.

“Saimme Cinialta paljon tukea siihen, miten ideoita kannattaa priorisoida ja mitä on ohjelmistokehityksen näkökulmasta viisasta tehdä missäkin vaiheessa projektia. Meillä on paljon näkemystä siitä, mitä käyttäjät tarvitsevat, mutta ei selkeää käsitystä siitä mitä toiveet teknisesti vaativat ja onko toteuttaminen kokonaisuuden kannalta järkevää – näitä keskusteluja on käyty paljon”, Anna Kaisa Kylmä kiittää.

“Olen ehdoton konseptoinnin ja prototypoinnin kannattaja. Voimme testata ideoita ja tehdä muutoksia paremmin kuin toteutusvaiheessa”, Kylmä sanoo. “Ja jos olisimme jättäneet teknisen kehityksen sikseen ja jatkaneet “kerralla enemmän kuntoon” -mallin testausta aiemmilla työkaluilla, meille olisi syntynyt palvelumallin mahdollisuuksista aivan väärä kuva.”

“Myös ohjelmistoratkaisun kestävyys ja yhteensopivuus Helsingin kaupungin muiden järjestelmien kanssa, sekä tietoturvallisuusnäkökohdat on tärkeää huomioida jo kehitystyön alkuvaiheessa. Tätä osaamista vahvistamaan saimme projektitiimiin Helsingin kaupungin Tietohallinnon edustajat, ICT-asiantuntija Mikko Enqvistin ja johtavan asiantuntijan Lassi Laineen, jotka olivat ensiarvoisen tärkeässä roolissa varmistaessaan, että myös nämä seikat huomioidaan”, toteaa Kylmä.

Prototyyppi tuo uusien työtapojen vahvuudet esiin

Jos uusia prosesseja testaillaan vanhalla teknologialla, työntekijöiden aikaa kuluu turhaan tuskailuun. Työkalut ja todellisuus törmäävät jatkuvasti toisiinsa.

“Tämän prototyypin avulla pystymme oikeasti näkemään, mitä kaikkea voimme toimintamallilla saavuttaa. Voimme kerätä asiakaspalautetta, henkilöstöpalautetta ja tehdä laskelmia realistiselta pohjalta. Oikeansuuntainen teknologia tuo toimintamallin edut näkyviin”, Anna Kaisa Kylmä toteaa.

Prototyyppi on aina yksinkertaistettu, mutta tietoturvalliseksi ja riittävän kestäväksi rakennettu versio valmiista järjestelmästä.

“Ihmeen hyvin voimme pyörittää toimintaa jo tämän version avulla”, Kylmä sanoo, ja jatkaa: “Tietenkään kaikki toiminnot eivät ole vielä täydellisiä. Meillä on nyt pitkä lista asioista joita voimme tehdä järjestelmäkehitysvaiheessa vielä paremmin, mutta olemme pystyneet todistamaan keskeisten asioiden toimivuuden.”