Digitalisaatiohankkeista konkreettisesti - mikä on tärkeää ja miten pääsee liikkeelle?

Uusien digitaalisten palveluiden kehittäminen on vaativa tehtävä. Muutosta ajavat trendit ja kehitys on esillä seminaareissa ja mediassa joka päivä, mutta hankkeiden konkreettinen käynnistäminen voi tuntua eri organisaatioissa vaikealta.

Palvelumuotoilulla struktuuria ja nopeutta digitalisaatiohankkeisiin

Organisaatiot sekä yksityisellä että julkisella sektorilla tekevät voimakkaita panostuksia digitalisaation edistämiseksi kukin toimialoillaan. Kehityshankkeet saavat useimmiten ohjelmistoprojektin muodon ja vastuu niiden edistämisestä siirtyy johtoryhmistä operatiivisen toiminnan tasolle.

Digitalisointihankkeiden vetäjät ovat suuren haasteen edessä. Lähtötilanteen syvälliseen ymmärtämiseen, uusien digitaalisten palveluiden ideointiin ja teknologian suomien mahdollisuuksien kartoittamiseen on niukasti aikaa ja resursseja. Monilla hankevastaavilla ei ole aiempaa kokemusta ohjelmistoprojekteista ja nyt sellainen tulisi vetää menestyksellä läpi, usein vieläpä varsinaisen oman toimen ohella.

Neuvoja ja näkemyksiä riittää, kun uskaltaa kysyä, mutta ketä kannattaa kuunnella ja uskoa?

Tilannetta ei helpota päälle vyöryvä teknologinen tietoähky.  Juuri kun sovellusten ja applikaatioiden ekosysteemit ovat alkaneet hahmottua, niin pitäisi jo kovaa vauhtia olla luomassa tekoälyyn perustuvia ratkaisuja ja tutkimassa lohkoketjujen hyödyntämistä. Kiivastahtisessa kehityksessä on paine pysyä mukana, vaikka konkreettisia hyötyjä on vaikea etukäteen tunnistaa. Neuvoja ja näkemyksiä riittää, kun uskaltaa kysyä, mutta ketä kannattaa kuunnella ja uskoa?

Paras tapa tuoda struktuuria ja nopeutta digihankkeiden varhaisen vaiheen suunnitteluun on kääntyä luotettavan ja asiantuntevan kumppanin puoleen. Palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntäen organisaation lähtötilanne kirkastetaan, tunnistetaan eri sidosryhmien tarpeet sekä ideoidaan, rajataan ja luonnostellaan uusia ratkaisuja. Prosessi tuottaa selkeän vision siitä millaista palvelua lähdetään tavoittelemaan ja miten eteneminen jakaantuu eri vaiheisiin.

Varhaisen vaiheen suunnitteluun voi yhtenä näkökulmana sisältyä käytössä olevien datalähteiden ja järjestelmien analyysi sekä niiden jatkokehitettävyyden arviointi. Selvitystyön osana voidaan kartoittaa markkinoilla jo tarjolla olevia potentiaalisesti hyödynnettäviä tuotteita ja teknologioita sekä valita relevantit tarkempaan arviointiin. Kaikkein arvokkain tuotos on kuitenkin selkeä etenemissuunnitelma, johon tukeutuen digitaalisia ratkaisuja voidaan lähteä vaiheittain toteuttamaan.

Toisin kuin usein luullaan, varhaisen vaiheen suunnittelu ei ole kallista ja aikaa vievää. Usein jo viikon-parin asiantuntijatyöllä pystytään ottamaan digitalisaatiohankkeissa niin suuri loikka eteenpäin, että sillä säästetään kuukausia aikaa verrattuna organisaatiolähtöiseen tiedonhankintaan ja suunnitteluun.

Kun asiantunteva kumppani tarttuu hetkeksi ruoriin ja luotsaa hankkeen alkukarikoista selville vesille, myös tilaajaorganisaation kompetenssi kehittyy.  Edellytykset toimia tuoteomistajana ketterissä digitalisaatiohankkeissa paranevat ja edessä oleva matkaan voi lähteä luottavaisin mielin.

Vaatimustaso riittävän korkealle

On aivan eri asia tehdä nopeita tuotekokeiluja start-up -maailmassa kuin toteuttaa operatiivista tietojärjestelmää, josta yhteiskunnan kriittiset prosessit ovat riippuvaisia.

Molempien kehitystyössä sovelletaan ketteriä menetelmiä, mutta vaatimustaso suorituskyvyn, vikasietoisuuden, tietoturvallisuuden ja ylläpidettävyyden osalta ovat jälkimmäisessä täysin eri tasolla.

Jos tietojärjestelmän pitkä elinkaari ja jatkuvuuden turvaaminen kaikissa olosuhteissa on toiminnan keskiössä, kannattaa kumppaniksi valita toimittaja, jolla on hankkeen vaatimaa erityisosaamista sekä projektin laajuuteen nähden riittävät resurssit.

Toimittajan erityisosaaminen voi liittyä toimialatuntemukseen, ratkaisuissa hyödynnettäviin teknologioihin tai kokemukseen sovellusalueelle tyypillisten ongelmien ratkaisemisesta.

Jos esimerkiksi organisaation digitalisaatiotavoitteet liittyvät ajoneuvo- ja laitekaluston käytön ja huollon optimointiin, toimittajaehdokkailla tulisi olla näyttöjä modernien IoT-sovellusten menestyksekkäästä toteuttamisesta. Mikäli taas keskiössä on tilannekuvan luominen useista eri tietolähteistä koostetusta datasta, toimittajaehdokkailla tulee olla vahvaa osaamista tietoturvallisten ja skaalautuvien alustapalveluiden ja rajapintojen kehittämisestä. Monilla toimialoilla pelkästään alan käsitteiden ja sanaston sisäistäminen on vaativaa – etenemistä helpottaa, jos ne ovat toimittajalle tuttuja entuudestaan.

Fiksu tilaaja edellyttää digitalisaatiokumppanilta myös toimittajariippumatonta toteutusta. Järjestelmän ylläpito ja jatkokehitys tulisi aina olla siirrettävissä joko hankintaorganisaatiolle itselleen tai kolmannelle osapuolelle lisenssiehtojen, puuttuvan dokumentaation tai palvelusopimusten sitä estämättä.

Ketterä projekti on yhteinen tutkimusmatka

Kun digitalisaatiohankkeet lopulta saavat projektin muodon edessä on hankintaprosessi. Siinä olennainen kysymys kuuluu, ostetaanko ratkaisua eli valmista lopputulosta vai asiantuntijatyötä. Vastauksesta riippuen tarjouskilpailun valintakriteerit tulee asettaa eri tavoin.

Innovatiivisissa ja ketterissä kehityshankkeissa lopputuloksia ei aina voida etukäteen varmuudella tietää. Sen sijaan, että kaikkia käyttäjien tarpeita yritettäisiin etukäteen arvata ja listata niistä kattava vaatimusmäärittely, toteutukselle asetetaankin tavoitteita ja joitain tarpeellisia reunaehtoja niihin pyrkimiseksi.

Sen jälkeen hankkiva organisaatio ja toimittaja lähtevät yhteiselle tutkimusmatkalle, jossa kokeilujen kautta edetään kohti maalia. Tyypillisesti ketteriin hankkeisiinkin sisältyy kehitettävää järjestelmää sekä sen toimitustapaa koskevia vähimmäisvaatimuksia.

Ketterissä projekteissa sovitaan ennalta aikajänne ja budjetti, mutta työskentelyvaiheeseen jätetään joustavuutta toteutuksen tarkemman sisällön suhteen. Tämä mahdollistaa projektin aikaisen innovoinnin sekä oppimisen. On yleistä, että työskentelyn edetessä keksitään yhdessä uusia, aiempaa parempia ideoita.
Tärkeintä on siis ymmärtää, että hankkeen lopputulos muotoutuu projektin aikana tilaajan ja toimittajan yhteisen tekemisen tuloksena.

Työmääräarvioiden ansa

Edellä kerrotuista syistä ketterää ohjelmistoprojektia hankittaessa toimittajavertailua ei voi tehdä samalla tavalla kuin tuotetta ostettaessa. Kun kyseessä on tuote, sen ominaisuudet ovat etukäteen tiedossa ja niitä voidaan arvioida hinnan rinnalla.

Innovatiivisissa digihankkeissa taas lopputulosta ei tiedetä. Kehitystyön yksikköhinnat ovat melko hyvä vertailuperuste silloin, kun toimittajaehdokkaita voidaan pitää osaamiseltaan samantasoisina.
Sen sijaan tarjotun toteutuksen työmäärän vertailu (josta on johdettavissa projektin hinta-arvio) on ansa johon ei kannata langeta. Pienimmän työmäärän arvioinut tarjoaja todennäköisimmin myös toimittaa pienimmän sisällön projektin aikana – vain karsitut minimiominaisuudet.

Koska kokonaiskustannusten mittaluokka tulee kuitenkin tietää, suositeltavaa on keskustella useamman toimittajaehdokkaan kanssa ennen hankintaprosessin käynnistämistä. Eri toimittajien näkemyksistä yhdistelemällä hankintaorganisaatio voi itse muodostaa näkemyksensä toteutuksen laajuudesta ja sulkea kilpailutusvaiheessa pois mahdollisuuden työmääräarvioilla kikkailuun.

Prosessi ei riitä –sitoutuminen ja tiivis yhteistyö ratkaisee onnistumisen

Käytäntö on osoittanut, että paraskaan joukkue ei voita, ellei sen jokainen jäsen hoida omaa rooliaan ja sitoudu yhteiseen pelitapaan.

Samalla tavalla digitaalisten palveluiden ja sovellusten tuottamisessa parhaatkaan prosessit eivät pelasta, jos kaikki eivät työskentele yhteisen päämäärän saavuttamiseksi.

Ketterät menetelmät ovat olleet ohjelmistotuotannossa valtavirtaa jo liki parikymmentä vuotta. Monille digitalisaatiohankkeisiin osallistuville näihin liittyvä terminologia ja työskentelytavat voivat kuitenkin olla vieraita. Uusien teknologioiden tavoin myös menetelmiin liittyy muotivirtauksia ja hypeä. Se näkyy esimerkiksi siten, että digitalisaatiohankkeiden läpivientiin on jo päätetty prosessiviitekehys ennen kuin edes tavoitteita ja laajuutta on määritetty.

Tietysti hankintaorganisaatioille on eduksi mitä enemmän se ymmärtää palveluiden tuottamisen menetelmistä ja niihin liittyvistä terminologiasta. Digitalisaatiohankkeen menestystä ei kuitenkaan ratkaise onko käytössä Scrum, Kanban tai SAFe – sen ratkaisee saumaton kommunikaatio, selkeät roolit ja kaikkien osapuolten sitoutuminen.

Ammattitaitoiset ohjelmistoyritykset pystyvät normaalisti hoitamaan digitalisaatiohankkeet maaliin heikoistakin lähtökohdista vähintään tyydyttävästi. Mutta kaikkein menestyksekkäimpiä projekteja yhdistää yksi piirre – niissä on aina hankintaorganisaation puolelta sovittuun työskentelytapaan sitoutunut ja tiiviiseen yhteistyöhön halukas projektitiimi.